Jak ograniczyć straty w aptece?

Straty, to temat, który spędza sen z powiek niejednemu właścicielowi i kierownikowi apteki. Kluczowe jest jednak to, co zrobić, by były one jak najmniej dotkliwe dla naszej firmy. Pojawi się tu z pewnością pytanie, czy w natłoku rozlicznych zajęć, dynamiki pracy w aptece, ograniczenie strat jest możliwe? Odpowiedź jest prosta – oczywiście!

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

Straty to problem dotyczący wszystkich sfer biznesu, nie tylko tych związanych z szeroko pojętym handlem. Chcąc zatem zgłębiać te zagadnienie należy sobie już na wstępie uświadomić, że straty są i będą. Na początek warto uporządkować sobie temat strat, a raczej ich źródła. Najprostszym podziałem, jaki możemy tutaj zastosować, jest ten, rozgraniczający straty będące wynikiem działań wewnątrz apteki oraz poza nią (czynniki zewnętrzne). Jakiego typu straty kryją się pod tym podziałem i z czego wynikają? Poniżej przedstawiam kilka elementów, które mają na to wpływ.

 

Straty wynikające z czynników wewnętrznych:

  • brak odpowiedniej organizacji pracy w aptece,
  • brak odpowiedniej organizacji w magazynie,
  • błędy wynikające z przyjęcia produktów na stan,
  • brak procedur porządkujących pracę,
  • błędy w wydaniu leków,
  • kradzieże.

 

Straty wynikające z czynników zewnętrznych:

  • błędy w kompletowaniu dostawy (na poziomie dostawcy),
  • uszkodzenia produktów w transporcie (których nie zauważono przy przyjęciu),
  • nieuczciwość pracowników firmy przewozowej.

 

Część powyższych punktów może wydać się kontrowersyjna, zwłaszcza punkt, mówiący o kradzieży.  Statystyki są jednak nieubłagane w tym względzie i pozwolę sobie je przytoczyć. Zgodnie z danymi Światowego Raportu o Kradzieży w Handlu Detalicznym – The Global Retail Theft Barometer, przeprowadzonego w 24 krajach (w tym 16 europejskich), straty w wyniku kradzieży w światowym handlu detalicznym w latach 2013-2014 kształtowały się na poziomie 1,29 proc. wartości sprzedaży. Odpowiadało to wartości 128,51 mld USD. W Polsce straty w handlu detalicznym w latach 2013-2014 wyniosły 1,09 proc. wartości sprzedaży, co oznacza 6. miejsce w rankingu europejskim (na podstawie artykułu opublikowanego w serwisie Polskieradio.pl). Jak widać, skala problemu jest duża i nie można jej bagatelizować.

 

By móc zapobiegać startom w aptece, w pierwszej kolejności należy przyjrzeć się systemowi zamówień. To od tego, ile mamy towaru zależeć będzie poziom potencjalnych strat – zarówno tych związanych z czynnikami zewnętrznymi jak i wewnętrznymi. Analizując kolejno powyższe punkty, można wnioskować, że zbyt duża ilość towaru w magazynie utrudnia zachowanie porządku, a co za tym idzie, może utrudniać znalezienie danego preparatu. Jakie mogą być tego konsekwencje?

  • Nieuporządkowany magazyn wiąże się z większym prawdopodobieństwem błędnego przechowywania (uszkodzenie produktu, brak łatwego do niego dostępu, niemożność odnalezienia preparatu w szybkim czasie, to w konsekwencji wpływa na obniżenie sprzedaży).
  • Duży stock magazynowy jest poważnym zagrożeniem, jeśli chodzi o daty ważności (trudno jest je kontrolować, gdy nie wiemy, gdzie dany lek się znajduje).

 

Co zatem zrobić, by zminimalizować straty wynikające z wysokich stanów magazynowych? O tym w kolejnej odsłonie artykułu.