ABC delegowania zadań – cz. 1

Kierowniku! Deleguj tyle zadań ile możesz. Ale nie więcej…

 

autor: Jacek Olszewski
trener/coach

 

Kilka godzin z życia kierownika apteki

Tuż po wejściu do apteki podbiega do Ciebie pracownik i mówi, iż w trakcie Twojej nieobecności dwoje pacjentów przyniosło nieczytelne recepty, skończył się zapas szamponu przeciwłupieżowego, a drugi pracownik koniecznie prosi, abyś pozwolił mu wyjść godzinę wcześniej, ponieważ koniecznie musi odebrać dziecko z przedszkola, a jego teściowa zachorowała. Do tego człowiek od merchandisingu, z którym byłeś umówiony, będzie o pół godziny wcześniej, a właściciel apteki oczekuje, że na czas zrobisz sprawozdanie z działalności placówki za ostatni kwartał, przecież obiecałeś mu to na koniec miesiąca, a dziś jest już 26 dzień miesiąca…

Do tej sytuacji można by dodawać kolejne mniejsze lub większe problemy lub zadania, które spadają na głowę kierownika apteki i z którymi koniecznie musi sobie poradzić. Prawda jest jednak taka, że czas nie jest z gumy i absolutnie nikt, nawet o najwybitniejszych kompetencjach nie jest w stanie zrobić więcej niż może.

 

Obowiązkowa lektura i film do obejrzenia

Zawsze, kiedy myślę o delegowaniu zdań, przychodzi mi do głowy książka Kena Blancharda „Jednominutowy manager spotyka małpę” oraz firm Gary’ego Gray’a „Włoska robota”.

Książka, do której zresztą będę jeszcze wracał w dalszych częściach, ponieważ, w prosty sposób opisuje mechanizm, przerzucania odpowiedzialności za problem przez pracownika na nieasertywnego przełożonego; pracownik informuje szefa o zaistniałej sytuacji, przekazując mu wszystko co może, a następnie oczekując, czy wręcz wymagając rozwiązania. Szef, z różnych względów bierze udział w grze pracownika, przez co jest przeciążony pracą i sfrustrowany, a co najgorsze, coraz mniej skuteczny.

Z kolei „Włoska robota”, pokazuje zespół, w którym każdy ma oddelegowane konkretne zadanie, do którego predysponują go jego umiejętności i kompetencje. Najważniejszym jednak elementem, który tutaj rzuca mi się w oczy, jest zaufanie głównego organizatora akcji do swoich współpracowników. Szef wie, że pewnych rzeczy nie zdąży zrobić, nie potrafi zrobić lub nie zrobi tego tak dobrze jak ktoś inny. Zdaje sobie sprawę, że zadanie musi być nie tylko wykonane dobrze, ale i w określonym czasie, a więc albo podzieli się odpowiedzialnością, albo po prostu nie zdąży. Albo ostatecznie będzie zbyt zmęczony, by cieszyć się satysfakcją z wykonanej pracy.

Biorąc pod uwagę zarówno sytuację kierownika apteki, opisaną na początku artykułu jak i „Jednominutowego managera” z książki Blancharda czy wreszcie głównego bohatera filmu Gray’a nietrudno dojść do wniosku, iż delegowanie zadań jest absolutnie niezbędną, a moim zdaniem również najważniejszą kompetencją, każdego przełożonego. I jeżeli chcecie uniknąć sytuacji, w której wszystko będzie na Waszej głowie, warto byście bardzo mocno pracowali nad „umiejętnością pozwalania innym na wykazanie się”. Będzie to nie tylko z korzyścią dla apteki, ale również i dla Waszego zdrowia.

 

Cd. nastąpi…