Jak ograniczyć straty w aptece? – cz.2

Co zrobić, by zminimalizować straty wynikające z wysokich stanów magazynowych? Poniżej kilka praktycznych wskazówek.

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

  • Rób zamówienia adekwatne do potrzeb: śledź rotację danego produktu, rozpoznaj potrzeby swoich pacjentów (jaki jest profil apteki, jakie preparaty są wiodące w sprzedaży).
  • Kieruj się sezonowością sprzedaży (sezon przeziębieniowy, trądzikowy czy preparatów związanych z ochroną przed i po słoneczną).
  • Zamawiaj częściej, a mniej: ustal konkretny harmonogram (nie każdy lek wymaga codziennych zamówień).
  • Uwzględniaj daty ważności.
  • Zaplanuj rozmieszczenie poszczególnych preparatów w magazynie i pilnuj, by wszyscy pracownicy odkładali produkty na wyznaczone miejsce.
  • Stwórz przestrzeń (półka, pojemnik) na produkty uszkodzone, by nie mieszały się z pełnowartościowymi.

 

Warto zwrócić uwagę, by pewne procesy zachodzące w naszym miejscu pracy ubrane były w regulamin. Powinny być to na przykład ścisłe zasady dotyczące:

  • Przyjęcia towaru (np. kontrola jakości przyjmowanych produktów, drobiazgowa kontrola dokumentów).
  • Harmonogram kontroli dat ważności (nawet, jeśli mamy je wpisane w systemie).
  • Powtarzalna i systematyczna inwentaryzacja wszystkich produktów (w przypadku dużych problemów ze stratami polecana jest wyrywkowa kontrola najbardziej wrażliwych produktów, niezależnie od całościowych remanentów).

 

Należy mieć świadomość, że nawet w aptece, w której są procedury, wewnętrzne regulaminy nie ograniczymy strat, jeśli nie będziemy mieć świadomego zespołu. Co to oznacza? Każdy pracownik powinien wiedzieć, dlaczego ograniczanie strat w aptece jest tak ważne. Należy wyjaśnić pracownikom, jakie konsekwencje dla nich wynikają z wysokich strat. Zawsze dobrym argumentem jest to, że wysokie straty apteki wpływają na poziom wynagrodzeń, premii czy nagród. Warto zatem przy pomocy codziennych rutyn dbać o minimalizowanie strat w aptece.

 

Kolejna porcja wskazówek w następnej odsłonie artykułu…