Jak ograniczyć straty w aptece? – cz.3

Straty w aptece są nieuniknione. Warto jednak zdecydowanie podkreślić, że zarówno kierownik placówki, jak i pracownicy mają realny wpływ na ich poziom. Jaką rolę odgrywa w tym procesie inwentaryzacja?

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

W poprzedniej części artykułu podkreśliliśmy, że nawet w aptece, w której są procedury, wewnętrzne regulaminy, nie ograniczymy strat, jeśli nie będziemy mieć świadomego zespołu. Co to oznacza? Każdy pracownik powinien wiedzieć, dlaczego ograniczanie strat w aptece jest tak ważne. Należy wyjaśnić pracownikom, jakie konsekwencje dla nich wynikają z wysokich strat. Zawsze dobrym argumentem jest to, że wysokie straty apteki wpływają na poziom wynagrodzeń, premii, czy nagród. Warto zatem przy pomocy codziennych rutyn dbać o minimalizowanie strat w aptece.

 

Przeprowadzany raz na jakiś czas remanent, który przez niektórych traktowany jest jako główne narzędzie prewencyjne, niestety nie spełnia takiej roli. Przeprowadzana inwentaryzacja (nawet, jeśli jest cykliczna) nie zapobiega stratom – proces ten informuje nas bowiem o tym, z jakiej skali stratami mamy do czynienia. Jest to tryb dokonany i nieodwracalny. Z zapobieganiem stratom ma jedynie taki związek, że stwarza moment do refleksji, skłaniający do podjęcia jakichś działań zapobiegawczych. Nie może być to jednak jedyne narzędzie, które stosujemy.

 

Aby inwentaryzacja była efektywnym procesem, należy się do niego odpowiednio przygotować. Oto kilka wskazówek:

  • Proces inwentaryzacji powinien być zaplanowany z odpowiednim wyprzedzeniem i prowadzony systematycznie.
  • Przed przystąpieniem do remanentu powinniśmy uporządkować wszelkie kwestie związane z obrotem towaru (zaksięgowane faktury, zwroty, reklamacje itp.).
  • Przed liczeniem produktów powinniśmy zidentyfikować produkty kwalifikujące się do utylizacji (uszkodzenia, daty ważności).
  • Zanim rozpoczniemy proces, uporządkujmy magazyn (konieczne jest oddzielenie produktów zaksięgowanych i niezaksięgowanych, odseparowanie produktów, których nie liczymy).
  • Zapoznajmy pracowników ze specyfiką remanentu.

 

Należy pamiętać, że mowa tu o inwentaryzacji zaplanowanej przez właściciela lub kierownika apteki, która odbywa się poza tymi wynikającymi z prawa i ustawodawstwa (np.: zmiana na stanowisku kierownika apteki, koniec i początek roku podatkowego). Przygotowania jednak to tych procesów odbywać się mogą w ten sam sposób.

 

Jak wspomniałam na początku, straty w aptece są nieuniknione. Zdecydowanie jednak kierownik apteki i członkowie zespołu mają bezpośredni wpływ na ich poziom. Tych kilka aspektów, o których mowa powyżej, z pewnością może wpłynąć na ograniczenie strat. Poruszyłam tu tylko kilka obszarów, które mogą je generować. Pamiętać należy jednak, że zastosowanie nawet najnowocześniejszych technologii, systemów zabezpieczeń, rygorów i procedur nie będzie pomocne bez konsekwencji w działaniu oraz bez świadomego, wyczulonego personelu.