Zarządzanie sobą w czasie – cz.1

Nie mają Państwo czasem wrażenia, że dzień dopiero co się zaczął, a już jest wieczór? Ledwie przyszliście do pracy, a już jest koniec zmiany? Ktoś może powiedzieć: „Ale to przecież dobrze. Że czas w pracy szybko płynie”. Oczywiście, pod warunkiem, że wszystko daliście radę zrobić.

 

autor: Jacek Olszewski
trener/coach

 

Zdaję sobie jednak sprawę, iż – z różnych przyczyn – w większości przypadków do zrobienia jest zawsze więcej niż, wydawałoby się, pozwala na to czas. Tylko, czy aby na pewno wykorzystujemy ten czas efektywnie? A może tylko wydaje nam się, że tak jest? Jak dobrze potraficie wykorzystać dzień, żeby wieczorem nie musieć z zaskoczeniem zadawać sobie tytułowego pytania?

 

Zarządzanie sobą w czasie to złożony proces i często myli się ten, kto uważa, iż wypełniając skrupulatnie kalendarz, doskonale nad wszystkim panuje. Organizacją czasu, planowaniem zadań oraz wyznaczaniem priorytetów zajmowało się już wielu. Właściwie to jeden z najstarszych tematów badań i rozważań. Człowiek zawsze chciał zapanować nad czasem i uzyskać go więcej niż jest mu dane. Wszyscy wiemy jednak, iż bez względu na wysiłki, doba zawsze będzie miała 24 godziny i nie jesteśmy w stanie jej wydłużyć. Możemy za to wykorzystać ją jak najefektywniej. Dziś chciałbym przybliżyć Państwu metodę organizacji zadań w czasie stworzoną, gruntownie przebadaną i opisaną przez Davida Allena, niezwykle barwną postać amerykańskiego biznesu, specjalistę w dziedzinie zarządzania sobą w czasie. Metoda, którą proponuje Allen to Getting Things Done (GTD®) – czyli doprowadzanie działań do końca.

 

Na pierwszy rzut oka takie stwierdzenie wydaje się banałem, w końcu po to coś robimy, aby skończyć. Niestety to tylko teoria. W rzeczywistości rozpoczynamy mnóstwo rzeczy, które później musimy analizować, klasyfikować, grupować, przetwarzać, priorytetyzować, wykonywać, ale przede wszystkim musimy o nich pamiętać. Nie wynika to bynajmniej z chaotycznego charakteru. Dziś dociera do nas tak ogromna ilość informacji, mamy tak dużo czynności do wykonania zarówno w pracy jak i w domu, iż trudno sobie wyobrazić, żeby mózg to wszystko przechował, przetworzył i ogarnął. Zwłaszcza, że kiedy już coś zaplanujemy, natychmiast wchodzą nam nowe zadania, pytania, prośby i inne „przeszkadzajki”, które skutecznie rozbiją nasz plan. Umysł staje się przepełniony, przez to przemęczony, a w konsekwencji mniej wydajny. Zmniejszona efektywność powoduje zwiększenie poziomu stresu, co z kolei skutkuje jeszcze większym zmęczeniem i jeszcze mniejszą wydajnością. I tak pętla się zaciska.

 

Idea metodologii Davida Allena polega, w dużym uproszczeniu na tym, żeby oczyścić umysł i wszystkie plany, projekty i zadania przenieść na inny nośnik. To może być odpowiedni do tego program, kalendarze, rynienki na dokumenty, co tylko chcecie. Ważne, by nie musiało to być przechowywane w głowie. Esencję tego pomysłu znajdziemy w słowach samego Allena, który mówi, iż „Umysł jest od generowania pomysłów, a nie od ich przechowywania”. Przy pomocy metody GTD® zdecydowanie łatwiej będzie Wam stać się „władcami Waszego czasu”.

 

Zanim jednak dacie sobie możliwość – a mam nadzieję, iż tak się stanie – na wdrożenie GTD®, konieczne jest spełnienie 2 warunków. Po pierwsze, należy zidentyfikować i konsekwentnie wyeliminować tzw. złodziei czasu. Co ciekawe, sami ich  zapraszamy i wspieramy w tym procederze. Najczęstszy przykład? Farmaceuta przychodzi rano do apteki i jeżeli nie ma pacjentów, zrobi sobie kawę. To nic złego, ale do kawy szybka prasówka w necie, jeden z tematów jest szczególnie interesujący, więc czyta. Pojawiają się tematy powiązane, a jednym z nich zainteresowany byłby jego serdeczny przyjaciel, więc szybkie skopiowanie linka, wejście na skrzynkę…, a tam mail od ojca jednego z kolegów syna, który pyta o wyjazd na obóz. Farmaceuta odpowiada, a tymczasem dzwoni przyjaciel skomentować link i już po chwili jest 9.30. Na tę godzinę miał przyjechać przedstawiciel handlowy, a zapotrzebowanie nie jest przygotowane. Pojawia się stres, zmęczenie i drastycznie spada efektywność. Innymi popularnymi złodziejami czasu są przysługi oddawane innymi z powodu własnego barku asertywności. Robimy wiele dla innych, natomiast nasza robota leży. Efekt jest taki, że ani nie czujemy satysfakcji z pomocy, ani sympatii do osoby, której pomogliśmy. Do kolekcji złodziei możemy dorzucić jeszcze brak planu działania, chaos organizacyjny, notoryczne odwlekanie w czasie etc. Każdy najlepiej zna swojego złodzieja.

 

Zanim w kolejnej odsłonie artykułu przedstawię drugi warunek skuteczności GTD®, pozostawię Państwu trochę czasu na przeanalizowanie sytuacji, w których ktoś lub coś odbiera Wam wasz najcenniejszy zasób. Być może już tylko to pozwoli na efektywniejsze jego wykorzystanie.