Zarządzanie sobą w czasie – cz. 2

Czy udało się Państwu zidentyfikować Waszych złodziei czasu? A może zdołaliście już wyeliminować chociażby część z nich? Jeżeli tak, to spełniliście pierwszy warunek skutecznego przygotowania do wdrożenia metodologii GTD®.

 

autor: Jacek Olszewski
trener/coach

 

Drugi jest równie ważny, a być może nawet trudniejszy do spełnienia. Jeżeli zdecydujecie się zarządzać zadaniami zgodnie z metodą GTD®, powinniście jej w pełni zaufać i stosować w 100%. Tylko wtedy ma sens. Jak wspomniałam, jej siła polega na tym, że nie trzeba o niczym pamiętać, gdyż wszystko jest zapisane/zgromadzone na innym nośniku. Jeżeli jednak coś pozostawicie w swojej głowie, Wasz umysł zaczyna dociekać, czy aby na pewno wszystko jest w systemie. Skoro nie wprowadziłam tam jednej rzeczy, może nie wprowadziłam też innych? Umysł znów zaczyna zapełniać się myślami, pojawia się stres i cały system upada.

 

Po spełnieniu powyższych warunków czas na samą strukturę metody GTD®. David Allen dzieli zarządzanie zadaniami na 5 etapów.

 

1. Gromadzenie

Należy wziąć wszystkie, dosłownie wszystkie rzeczy do zrobienia i jeżeli to możliwe, przenieść je w jedno miejsce. Należy zrobić to fizycznie, a więc recepty do posegregowania, grafik do zrobienia, zamówienia do wysłania, fartuchy do prania etc. To, czego fizycznie przemieścić się nie da, należy opisać na kartce, przy czym na jednej kartce powinna znaleźć się tylko jedna czynność. W miarę możliwości rozkładamy te rzeczy tematycznie. Podstawowe źródła spraw do zgromadzenia mieszczą się: w głowie, w komputerze i w postaci przedmiotów wokół nas. Przynieść lub zapisać należy wszystko, co zaprząta nam głowę. Kiedy zobaczymy to przed sobą będziemy mieli pełny obraz tego, co mamy zrobić.

 

2. Analiza

Należy ją przeprowadzać regularnie, np. codziennie wieczorem bądź na drugi dzień rano. Analizujemy tylko jedna sprawę na raz. Każdą traktujemy z taką samą uwagą (na tym etapie nie ma spraw ważniejszych i mniej ważnych). Przed każdym zadaniem, pomysłem, planem, jaki wyciągamy z koszyka, powinniśmy postawić sobie dwa pytania:

  • „Co to jest?”
  • „Czy mam coś z tym zrobić?”

 

Jeżeli odpowiedź brzmi „TAK”, oznacza to, że mamy do czynienia z najbliższym działaniem. Kiedy ze spraw zgromadzonych analizujemy, nie ma ona już prawa powrócić do koszyka spraw zgromadzonych. Należy z nią wykonać jakiś krok naprzód. Każde zadanie, każda sprawa, którą mamy do załatwienia, sprowadza się do wykonania jakiejś fizycznej czynności (czasem więcej niż jednej). Dopiero takie działanie można poddać dalszej analizie. Mamy tutaj 3 możliwości:

  • kiedy czynność zajmie nam mniej niż 2 minuty – wykonajmy ją natychmiast;
  • jeżeli czynność nie leży w naszych kompetencjach – oddelegujmy ją;
  • kiedy czynność zajmie nam więcej niż dwie minuty – sklasyfikujmy ją do wykonania w innym, określonym czasie.

Gdy na pytanie „Czy mam z tym coś zrobić?” udzieliliśmy negatywnej odpowiedzi, przenieśmy informacje do archiwum, jeżeli tylko uznamy, że kiedyś mogą się nam przydać. Możemy wpisać ją również na listę „Być może kiedyś”, jeżeli uznamy, że kiedyś coś z tym zrobimy. Wyrzućmy lub skasujmy, gdy uznamy, że dana informacja jest bezużyteczna. Bardzo ważne jest, aby właściwie i regularnie analizować zadania i przenosić je do dalszych etapów.

 

3. Porządkowanie

Kiedy wszystko zostało już zanalizowane, czas na przyporządkowywanie poszczególnych działań do odpowiednich kategorii. Na potrzeby apteczne skróciłem proponowaną przez Allena listę do następujących kategorii:

  • Archiwum – informacje, które kiedyś mogą się przydać.
  • Projekty – działania wymagające więcej niż jednej czynności – np. wprowadzenie nowej gamy produktów wymaga: analizy rynku, analizy produktu, kontaktu z przedstawicielem, odpowiedniego miejsca etc.
  • Lista najbliższych działań – czynności do wykonania w najbliższym czasie.
    Warto na chwilę zatrzymać się w tym miejscu, ponieważ najbliższe działania powinno się wykonać w najbardziej efektywnym momencie i okolicznościach. Zgodnie z GTD® okoliczności takie to kontekst, dostępny czas i energia. Nie każde zadanie wymaga dużej ilości czasu oraz energii. Uzupełnianie leków na półkach nie wymaga dużego zaangażowania emocjonalnego, z kolei spotkanie z nowym dostawcą wręcz przeciwnie. Jeżeli zaś chodzi o kontekst, tutaj należy wykorzystać dostępne warunki. Jeżeli zaczyna się odpisywać na maile, należy zgromadzić je wszystkie i za jednym razem (o ile to możliwe) na nie odpisać po to, by co chwilę nie podchodzić do komputera i nie włączać programu i nie czytać wiadomości ponownie. Gdy kierownik ma przekazać ważną informację całej załodze, niech zbierze ją w jednym miejscu w jednym czasie, a nie szuka każdego z osobna.
  • Kalendarz – tutaj działania rozpatrujemy w kontekstach: godzinowym i dziennym, w zależności co mamy do zrobienia. Każde działanie powinno mieć swoją datę i godzinę.

 

Już powyższe trzy etapy, konsekwentnie stosowane, pozwalają na znaczne odciążenie umysłu, ale to jeszcze nie koniec. IV i V faza metodologii GTD® w ostatniej części artykułu.