Zarządzanie sobą w czasie – cz. 3

Podstawową zasadą techniki organizacji czasu według Davida Allena jest wyłączenie umysłu z konieczności pamiętania o wykonaniu poszczególnych czynności i zastąpienie ludzkiej pamięci innym nośnikiem. W poprzednich częściach omówiłem dwa podstawowe warunki, jakie należy spełnić by system był skuteczny, a więc wyeliminowanie złodziei czasu oraz 100% zaufanie metodzie, a także przybliżyłem pierwsze fazy metodologii GTD®, czyli Gromadzenie, Analizę i Porządkowanie. Teraz czas na dwa ostatnie etapy.

 

autor: Jacek Olszewski
trener/coach

 

1. Przegląd

Wszystkie elementy systemu GTD® muszą być regularnie przeglądane. Jeżeli zapomnimy o przeglądaniu i domykaniu kolejnych zadań, cały system przestaje działać. Warto jest robić przegląd dzienny i tygodniowy. Codziennie rano można zobaczyć, co nie zostało zrobione wczoraj i co jest na dzisiaj. Z kolei np. w piątek rano dobrze jest zrobić przegląd tygodniowy. Jest się ze wszystkim na bieżąco, a ponadto, jeżeli coś w tygodniu nie wyszło, jest jeszcze piątek, by to naprawić.

 

2. Realizacja

To ostatni etap w proponowanym modelu. Ostatecznie każde zaplanowane zadanie powinno być zrealizowane. Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek realizacji sprawdzić należy czy to, co mamy zamiar wykonać, wpisuje się w kategorię:

 

  • zadań bieżących – takich, które otrzymujemy nieoczekiwanie, jak np. pilne złożenie zamówienia na dany preparat.
  • zadań do zdefiniowania – czyli podlegających poprzednim etapom GTD®.
  • zadań zdefiniowanych – określonych i przeanalizowanych w poprzednich etapach GTD®.

 

Innych kategorii GTD® nie przewiduje, a uświadomienie sobie tego powoduje, iż nie koncentrujemy się wyłącznie na zadaniach wchodzących na bieżąco, ponieważ nie zawsze są one tak pilne. Nie koncentrujemy się również wyłącznie na planowaniu. Jak więc zacząć realizację?

 

Podzielmy zadania biorąc po uwagę kontekst, czas, energię i ważność. Jeżeli mamy do załatwienia coś na mieście, a nie mamy dostępnego samochodu ponieważ jest w warsztacie, skoncentrujmy się na czymś, co możemy zrobić. Jeżeli do zamknięcia apteki pozostało 15 minut nie koncentrujmy się na nowym projekcie przebudowy witryn, bo nie ma na to dość czasu. Zadania posegregujmy na możliwe do zrealizowania w przedziale 2-10 minut; 10-30 minut i powyżej 30 minut. Dzięki temu unikniemy rozpoczynania dwa razy tego samego oraz presji braku czasu. Porozmawiajmy ze swoimi podwładnymi wtedy, gdy mamy na to energię. Sami znamy swój energetyczny rozkład dnia najlepiej. Jeżeli rozmowa ma być motywująca, zaplanujmy ją na nasz szczyt energetyczny, np. godz. 11.00. Trudno zarazić kogoś entuzjazmem przysypiając nad kawą.

 

W ostatniej odsłonie artykułu czeka nas działanie praktyczne. Spróbujemy przejść z jednym zadaniem od jego początku do końca poprzez wszystkie etapu metody GTD®.