Zarządzanie sobą w czasie – cz. 4

Teoria opanowana. Mając zatem całość schematu przed sobą, przejdźmy z jednym zadaniem od jego początku do końca. Załóżmy, że mamy do wykonania grafik dyżurów na kolejny miesiąc.

 

autor: Jacek Olszewski
trener/coach

 

W poprzednich częściach omówiłem dwa podstawowe warunki, jakie należy spełnić by system był skuteczny, a więc wyeliminowanie złodziei czasu oraz 100% zaufanie metodzie, a także przybliżyłem pierwsze fazy metodologii GTD®, czyli Gromadzenie, Analizę i Porządkowanie. Następnie poruszyłem kwestię etapy Przeglądu oraz Realizacji. Pora więc z teorii przejść do działań praktycznych.

 

Etap 1:

Zgodnie z GTD® zadanie to znajduje się na naszej liście zadań, czyli zostało zgromadzone.

 

Etap 2:

Wiemy, że musimy podjąć kilka działań, więc nie zajmie nam to dwóch minut. Zadanie zostaje zapisane w kalendarzu jako mające być wykonane w piątek (jest środa). Tutaj jesteśmy w fazie analizy.

 

Etap 3:

Porządkujemy informacje, potrzebne nam do grafiku i jeżeli uznamy, iż czegoś nam brak, żądamy dostarczenia danych. Oczekując na informacje, możemy wykonać inne czynności, które np. właśnie wpadły, a nie zajmują więcej niż dwie minuty. Jeżeli zajmują więcej czasu, postępujemy z nimi zgodnie ze schematem GTD®.

 

Etap 4:

Przeglądamy informacje, które napływają i te, które potrzebne będą do naszego zadania, przypisujemy do niego w odpowiednim folderze lub rynience na dokumenty.

 

Etap 5:

Wykorzystując dostępny czas, energię i kontekst, przy pomocy uzyskanych informacji realizujemy zadanie.

 

Jeżeli z każdym zadaniem dziejącym się równolegle postąpimy podobnie, nie będziemy musieli zastanawiać się nad tym, co dalej. W odpowiednim momencie wszystko będzie przygotowane, a nasz umysł będzie wypoczęty, a więc bardziej wydajny.

 

Oczywiście zdaję sobie sprawę, iż na początku stosowania model GTD® może wydawać się nieco skomplikowany, jednak po jego konsekwentnym wdrożeniu okazuje się całkiem prosty, a co najważniejsze, bardzo skuteczny. By dodatkowo usprawnić pracę w tym modelu, można wykorzystać jedną z wielu aplikacji dostępnych na smartfony i tablety i dostosować ją do swoich potrzeb. Można też wykorzystać notes i kalendarz i być równie skutecznym. Najważniejsze jednak to pamiętać, by umysł tworzył, a nie magazynował. Będziecie zaskoczeni, jak zwiększy się Wasza wydajność i spadnie poziom stresu. Wtedy pytanie GTD – „Gdzie Ten Dzień” w pełni zamieni się w GTD® – Getting Things Done.