Podstawowe zasady prowadzenia negocjacji – cz. 1

Każdy profesjonalny menedżer zdaje sobie sprawę, jakie kompetencje są mu niezbędne do tego, by odnosić sukcesy. Zespół, atmosfera, podział obowiązków, dobra organizacja pracy, to tylko niektóre elementy, składające się na dobrze funkcjonującą aptekę. Jednak kompetencje związane z zarządzaniem personelem, to nie wszystko. Istotny jest również szereg umiejętności związanych z zarządzaniem sprzedażą.

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

Wśród wielu obowiązków, które ma kierownik aptek, są między innymi spotkania z kontrahentami. Odbywać się one mogą zarówno poprzez przedstawicieli poszczególnych koncernów farmaceutycznych jak i poprzez kierowników handlowych i reprezentantów wyższego szczebla. W przypadku spotkań z przedstawicielami regionalnymi zazwyczaj ustalane są bieżące kwestie dotyczące sprzedaży. Z pozostałymi grupami reprezentantów firm, podczas spotkań mogą mieć miejsce ustalenia dotyczące choćby rocznych warunków handlowych. We wszystkich tych przypadkach mamy do czynienia z ważnymi z punktu widzenia apteki wydarzeniami. Do wszystkich rozmów menedżer powinien być przygotowany i traktować je z uwagą.

 

Oprócz umiejętności prowadzenia rozmów biznesowych, podczas ustalania warunków handlowych na pierwszy plan wysuwają się zdolności negocjacyjne. Każdy kierownik apteki powinien mieć świadomość, że odwiedzający go reprezentanci firm farmaceutycznych posiadają ponad przeciętną wiedzę i umiejętności w tym zakresie. Dla kierownika czy właściciela apteki kluczowe powinno być zdobycie co najmniej podstawowych wiadomości i umiejętności, by móc w sposób partnerski prowadzić negocjacje z kontrahentami. Tylko wówczas menedżer może mieć pewność, że efekt ustaleń będzie zdecydowanie lepszy dla apteki. Zacznijmy więc od początku, tj. od wyjaśnienia, co mamy na myśli, mówiąc o negocjacjach.

 

Negocjacje to proces polegający na rozmowach stron, które zmierzają do osiągnięcia porozumienia i celu. Mając na myśli negocjacje handlowe, tak jak wspomniałam wyżej, w środowisku aptecznym mogą się one toczyć pomiędzy właścicielem apteki/kierownikiem a firmą zewnętrzną (na przykład dostawcą, producentem). Cechą charakterystyczną negocjacji jest to, że udział w nich biorą minimum dwie strony. A każda z tych stron ma swoje oczekiwania i cel. Część tych oczekiwań może być zbieżna (na przykład obie strony chcą wprowadzić nowość do apteki), ale część z nim może być bardzo od siebie odległa (na przykład warunki handlowe, na jakich nowość ma być wprowadzona).

 

Kierownik apteki przed tak ważnym spotkaniem dotyczącym warunków handlowych powinien odpowiednio się przygotować. Powinien w jasny dla siebie sposób określić cel tego spotkania. Prowadząc rozmowę z partnerem biznesowym chodzi o jak najszybsze ustalenie, jaki cel ma druga strona. To rzutuje na dalsze etapy negocjacji. W jaki zatem sposób możemy dowiedzieć się, z jakim celem przyszedł kontrahent? Kluczowa staje się tu sztuka komunikacji.

 

Rozpoczynając negocjacje handlowe, należy mieć na uwadze, że są one bardzo ważne dla obu stron i ani my, ani nasz kontrahent nie osiągnie celu bez udziału drugiej strony. Dlatego tak ważne jest dążenie do porozumienia.

 

Na wstępie należy pamiętać o trzech poniższych, złotych zasadach:

  1. Na początku należy ustępować w małych kwestiach, dopiero później w sprawach o dużym znaczeniu.
  2. Ustępując, pokaż drugiej stronie, że przychodzi Ci to z wielkim trudem.
  3. Nie ustępuj jako pierwszy w sprawach bardzo istotnych.

 

W kolejnej odsłonie artykułu szczegółowo scharakteryzujemy kilka podstawowych strategii postępowania w negocjacjach.