Spotkanie z zespołem – cz. 1

W rozważaniach na temat motywowania pracowników czy komunikacji w zespole często pojawia się wątek konieczności organizowania spotkań z pracownikami. Wielu menedżerów wie, że takie zebrania powinny się odbywać, ale nie zawsze zrozumiała jest idea takiego działania. Bywa, że nawet jeśli przełożony systematycznie spotyka się ze swoimi ludźmi, nie do końca potrafi przeprowadzić takie zebranie.

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

Gdyby zapytać pracowników, czy lubią zebrania, z pewnością większość z nich odpowie przecząco. Panuje przeświadczenie, że takie spotkania, to strata czasu. Nic się pod ich wpływem nie zmienia, nie porusza się ważnych zagadnień. Są, bo muszą być. W rezultacie takiego podejścia farmaceutów (czy innej grupy pracowników) na zebrania przychodzą pojedyncze osoby, które nie zabierają głosu w żadnej sprawie, bo przecież nie ma to sensu. Taka sytuacja nie jest również komfortowa dla menedżera, który wie, że ludzie przychodzą na siłę i kompletnie nie czują potrzeby zabierania głosu. Dlatego tak ważne staje się odpowiednie zaplanowanie spotkania i przygotowanie się do niego.

 

Jednak, by spotkanie z pracownikami miało sens, wpływało na motywację oraz poprawiało komunikację, musi być zachowanych kilka zasad. Ich omówienie ułatwi z pewnością wdrożenie lub kontynuację spotkań z zespołem farmaceutów. Oto niektóre z nich:

 

1. Spotkania z pracownikami powinny odbywać się systematycznie

Punkt oczywisty, ale niestety rzadko stosowany. Zebrania z zespołem farmaceutów powinny odbywać się minimum raz w miesiącu. O dacie spotkania zespół powinien być poinformowany na tyle wcześnie (minimum na 2 tygodnie przed datą spotkania), by każdy mógł to uwzględnić w swoich planach. Informacja o zebraniu powinna być wywieszona w miejscu dostępnym dla wszystkich pracowników (nie tylko w pokoju kierownika apteki). Oczywiście warto, by kierownik osobiście poinformował o terminie spotkania. Nie sprawdzi się jednak tzw. „poczta pantoflowa”, że jeden farmaceuta przekazuje informację kolejnemu. Wywieszenie informacji na tablicy sprawi, że pracownicy nie będą mogli – na usprawiedliwienie swojej nieobecności- użyć argumentu „nikt mi nie powiedział”. Systematyczność spotkań sprawia, że pracownicy czują zainteresowanie ze strony przełożonego, mają poczucie, że praca jest uporządkowana. Wiedzą, iż chociaż raz w miesiącu będzie taki moment, że ktoś ich wysłucha.

Ważne jest, by i w tym względzie zachować pewną elastyczność. Planując datę spotkania, zróbmy rekonesans wśród pracowników, spójrzmy na grafik pracy, by zapewnić jak najlepszą frekwencję. Uwzględnijmy potrzeby zespołu, bo przecież wiadomym jest, że planowanie zebrania z pracownikami w piątek popołudniu może nie spotkać się z entuzjazmem (chyba że mowa tu o spotkaniu integracyjnym poza apteką). Należy również pamiętać, że kierownik apteki może zwołać zebranie nagle. I tak powinno się stać, gdy mamy do czynienia z trudną, kryzysową sytuacją w aptece. Menedżer powinien wykazać się intuicją, co może poczekać, a co należy poruszyć już dzisiaj.

 

2. Menedżer (kierownik) powinien być doskonale na nie przygotowany

Planując zebranie z zespołem farmaceutów menedżer powinien zastanowić się, jakimi najistotniejszymi punktami chciałby się podzielić z pracownikami. Warto wówczas skupić się nie tylko nad tym, co złego wydarzyło się od ostatniego zebrania. Należy bezwzględnie podkreślać wszystkie (nawet najdrobniejsze) dobre praktyki z udziałem zespołu farmaceutów. Przed spotkaniem warto ułożyć agendę z założeniami czasowymi, by nie pominąć ważnych kwestii, by uniknąć sytuacji, w której nie zdążymy poruszyć ważnych zagadnień. Należy pamiętać, by w planie spotkania uwzględnić czas dla zespołu. Zawsze znajdą się kwestie, którymi pracownicy chcieliby się podzielić z szefem, bądź koleżankami i kolegami z zespołu. Czas dla pracowników, to również chwila na zadawanie pytań, wyjaśnianie wątpliwości.
Przygotowując zagadnienia do spotkania menedżer powinien ustalić sobie priorytety. Co jest najważniejsze z punktu widzenia funkcjonowania apteki na najbliższy miesiąc (zakładając, że zebrania odbywają się jeden raz w miesiącu), co ważnego wydarzyło się od ostatniego spotkania.

 

W kolejnej odsłonie artykułu omówię kolejne zasady spotkań z zespołem. Zajmiemy się m.in. ustalaniem agendy spotkania oraz kwestią zabierania głosu przez uczestników zebrania.