Jak przygotować pracowników do zmiany?

Doświadczeni menedżerowie, stojąc przed wyzwaniem wprowadzenia jakiejś zmiany, biorą pod uwagę fakt, że może to nie być entuzjastycznie przyjęte przez zespół. Jak temat zmiany oswoić? Jak mierzyć się ze zmianami, by nie były dla nas i naszych pracowników stresujące?

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

Już Heraklit z Efezu przyznał: „Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”. Mimo że cytat pochodzi ze starożytnej Grecji, wciąż jest aktualny. Z pewnością na co dzień nie zastanawiamy się nad faktem zmian i zwracamy uwagę raczej na te spektakularne. Warto jednak być świadomym, że zmiany towarzyszą nam codziennie. Od zmian pogody, zmiany garderoby, po zmiany w kontaktach ze znajomymi, na zmianach w pracy skończywszy.

 

Gdyby spytać przechodniów na ulicy, większość z pewnością stwierdziłaby, że nie lubi zmian. Warto więc na początek zastanowić się, czym spowodowane są nasze reakcje na słowo „zmiana”. Przychodzi nam na myśl lęk przed nieznanym, brak pewności siebie. Być może nie zdajemy sobie z tego sprawy, ale chcąc dokonać jakiejś zmiany, musimy wyjść z tzw. strefy komfortu. Brian Tracy, kanadyjski guru rozwoju osobistego i psychologii sukcesu, mówi, że wielu z nas popada w samozadowolenie, wynikające z obecnej sytuacji. Czujemy się na przykład dobrze w pracy, bo znamy zakres swoich obowiązków, jesteśmy doświadczeni i nie ma dużego ryzyka popełnienia błędu. Nie chcemy zmieniać takiego stanu rzeczy, bo czujemy się bezpiecznie. Z góry nastawiamy się negatywnie na proponowane zmiany, choć mogą się okazać zmianami na lepsze. To jest mechanizm, który może nas blokować przed odniesieniem sukcesu. Może zdarzyć się również sytuacja, że deklarujemy chęć do zmian, a mimo to, nie zmieniamy nic. Przyczyną jest również chęć pozostania w strefie komfortu, czyli dążenie do przyjemności, a unikanie nieprzyjemności.

 

Myśląc o zmianie wielu z nas, jeszcze przed podjęciem działania, skupia się na myśleniu o negatywnych jej skutkach. Kierownik apteki, który ma do ogłoszenia farmaceutom, że czekają ich zmiany, skupia się na tym, że na pewno zaleje go fala krytyki i niechęci. Mimo, że jeszcze nie ogłosił zasady zespołowi, już wie, jaka będzie ich reakcja.

 

Allan Loy McGinni, psychoterapeuta, przeanalizował kiedyś lęki swojego klienta. W wyniku obserwacji okazało się, że 40 proc. lęków dotyczy wydarzeń, które prawdopodobnie nigdy nie nastąpią. 30 proc. związanych było z decyzjami podjętymi w przeszłości, 12 proc. dotyczyło krytyki pochodzącej od innych ludzi, która w gruncie rzeczy niewiele się liczyła, a tylko 8 proc. było uzasadnionych. „Gdybyśmy umieli zredukować nasze troski o 92 proc., bylibyśmy dobrej na drodze, by stać się panami samych siebie” – przyznał terapeuta. (źródło: Magazyn Coaching, Rusz z miejsca, 1/2015). Warto pomyśleć o tej statystyce, gdy dopadną nas negatywne myśli przed wdrażaniem czegoś nowego.

 

Aby menedżer mógł skutecznie wprowadzić zmianę, powinien w pierwszej kolejności zapoznać pracowników z jej celem. Nieznajomość celu jest zasadniczą barierą do wprowadzenia jakiejkolwiek innowacji. Mało tego, cel wiadomy, a nierealny do osiągnięcia, również zdemotywuje zespół.

 

Szef, wprowadzając jakąkolwiek zmianę powinien zadbać o odpowiednią komunikację. Ważne jest, by spotkać się ze swoimi ludźmi, powiedzieć im o całym projekcie, o celu i o sposobie jego realizacji, Kluczowe będzie dopasowanie osób o odpowiednich kompetencjach do określonych zadań. Ważne jest, by zmiany wprowadzać pojedynczo i małymi krokami.

 

Podsumowując, wprowadzając zmianę menedżer powinien wziąć pod uwagę poniższe wskazówki:

  • Przekazanie pracownikom istoty i celu zmian: pracownicy będą się ich mniej obawiać, jeśli poznają cel, kierunek i przebieg.
  • Zaangażowanie pracowników i ich wzmocnienie: ważne jest aktywne włączenie i zaangażowanie osób, które potencjalnie mogą przeszkadzać w przeprowadzeniu zmian. Doświadczony kierownik zna swoich ludzi, wie jakie mają predyspozycje, ale zna również słabsze ogniwa swojego zespołu.
  • Wspieranie zespołu na każdym etapie wdrażania zmian, ale również po ich przeprowadzeniu. Zespół powinien wiedzieć, że szef ich wspiera w nowej sytuacji.
  • Wprowadzanie drastycznych zmian nie jest dobre. Doświadczony menedżer powinien dbać ciągły proces rozwoju zespołu, poprzez małe kroki, które będą prawie niezauważalne dla pracowników.

 

Może się jednak zdarzyć, że pomimo zastosowania powyższych zasad, kierownik napotka na bariery. Poznanie ich z pewnością pozwoli na uniknięcie stresu i umożliwi przygotowanie rozwiązań. O najczęstszych przeszkodach we wprowadzaniu zmian przeczytają Państwo w kolejnej odsłonie artykułu.