Spotkanie z zespołem – cz. 2

Zebranie z pracownikami powinno wykraczać poza charakter informacyjny. Warto również wziąć pod uwagę płynący z niego czynnik motywacyjny. Dlatego zachęcam, by każdy kierownik zaplanował sobie ten ostatni element spotkania bez konieczności zapisywania go w agendzie.

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

W poprzedniej części artykułu wyjaśniliśmy dlaczego tak ważne staje się odpowiednie zaplanowanie spotkania i przygotowanie się do niego. Pora omówić kolejne żelazne zasady zebrań z zespołem.

 

1. Spotkania z zespołem nie są (tylko) dla menedżera, służą (przede wszystkim) pracownikom

Każdy menedżer, planując spotkanie, układając plan zebrania powinien pamiętać, że organizuje je w głównej mierze dla zespołu. Owszem, jest to moment, w którym pracownicy zebrani są w jednym miejscu i szef ma szansę przekazania ważnych informacji w jednym miejscu i czasie. Nie można jednak zapominać o tym, że zebrania pracowników są gównie dla nich. Mówiąc o tym, że zebrania są elementem scalającym zespół, poprawiającym komunikację czy wpływającym na motywację, nie możemy doprowadzić do sytuacji, w której czas ten staje się sceną dla szefa. Niedopuszczalne jest, by spotkanie z pracownikami sprowadzało się do monologu kierownika apteki. Możemy być pewni, że w taki sposób frekwencja na zebraniach będzie coraz mniejsza. I nawet, jeśli kierownik apteki zwołuje spotkanie z pracownikami nagle, w sytuacji kryzysowej (bo i tak się może zdarzyć), powinien zawsze pamiętać, że pracownicy muszą mieć możliwość wypowiedzenia się, gdy stawia się im jakiekolwiek argumenty.

 

2. Spotkanie powinno mieć agendę, która powinna być znana wszystkim uczestnikom

Plan spotkania również nie jest tylko dla menedżera. Warto – przy okazji ogłoszenia o zebraniu – w kilku słowach napisać, czego będzie ono dotyczyło. Mogą się tutaj znaleźć zagadnienia ogólne, jak choćby: „organizacja pracy w aptece”, „czas pracy farmaceutów” (jeśli szef chciałby zwrócić uwagę na spóźnienia bądź wcześniejsze wyjścia) itp. Rozpoczynając spotkanie, warto również zapoznać pracownikiem z jego agendą, by dać poczucie, że menedżer zaplanował również czas na wypowiedzi członków zespołu. To sprawia, że ludzie przestają się obawiać niewiadomej („wzywa nas na spotkanie, więc na pewno nam się dostanie”).

 

3. Podczas zebrania głos zabiera nie tylko kierownik, ale również pracownicy

Należy bardzo pilnować agendy spotkania. Jeśli przedstawiliśmy pracownikom, że ostatnie 10 minut, to czas dla nich, nie możemy tego zbagatelizować, bo gadatliwemu kierownikowi przedłużył się jego moduł. Sugerowałabym, że czasem lepiej czegoś nie dopowiedzieć, ale dać tyle czasu pracownikom, ile mieli obiecane w agendzie. W przeciwnym razie, skrócenie tego czasu, bądź zabranie sprawi, że farmaceuci poczują się oszukani.

***

Nie wystarczy jednak przeprowadzić spotkanie zgodnie z agendą, zacząć i skończyć je w odpowiednim czasie. Nie wystarczy dać możliwość wypowiedzenia się zespołowi farmaceutów. Nie możemy uznać spotkania za udane nawet wówczas, gdy przedstawimy zespołowi nasze uwagi, równoważąc je pozytywną informacją zwrotną czy pochwałą. Warto zaplanować sobie również moment zakończenia spotkania. To moment za podsumowanie konkluzję, która sprawi, że zarówno pracownicy jak i kierownik nie będą mieli poczucia straconego czasu. Pamiętajmy, że zebranie z pracownikami nie ma tylko charakteru informacyjnego, ale również motywacyjny. Zachęcam zatem, by każdy kierownik zaplanował sobie ten ostatni element spotkania, bez konieczności zapisywania go w agendzie.