Jak przygotować pracowników do zmiany? – cz. 2

Aby menedżer mógł skutecznie wprowadzić zmianę, powinien w pierwszej kolejności zapoznać pracowników z jej celem. Jego nieznajomość jest zasadniczą barierą do wprowadzenia jakiejkolwiek innowacji. Warto przy tym pamiętać, że cel wiadomy, lecz nierealny do osiągnięcia, również zdemotywuje zespół.

 

autorka: Anita Gałek, trener, coach ICF

 

Jak ustaliliśmy w pierwszej części artykułu, szef – wprowadzając jakąkolwiek zmianę – powinien zadbać o odpowiednią komunikację z personelem. W tym przypadku ważne jest, by spotkać się ze swoimi ludźmi, powiedzieć im o całym projekcie, o celu i o sposobie jego realizacji, Jak wspomniałam, kluczowe będzie dopasowanie osób o odpowiednich kompetencjach do określonych zadań. Ważne jest również, by zmiany wprowadzać pojedynczo i małymi krokami.

 

Może się jednak zdarzyć, że pomimo zastosowania powyższych zasad, kierownik napotka na bariery. Poznanie ich z pewnością pozwoli na uniknięcie stresu i umożliwi przygotowanie rozwiązań. Najczęściej pojawiającymi się przeszkodami we wprowadzeniu zmian są następujące sytuacje:

 

  • Pracownicy nie wiedzą, jaka jest istota zmian, jaki jest jej cel

Dlatego tak ważne jest zorganizowanie spotkania z zespołem i przekazanie najważniejszych kwestii związanych ze zmianą. Pozwólmy wypowiedzieć się pracownikom, zachęćmy do zadawania pytań, by uniknąć nieporozumień i wątpliwości podczas wdrażania.

 

  • Pracownicy nastawieni są na szybkie efekty

Pewne zmiany są długoterminowe, a na efekty trzeba cierpliwie poczekać. Nie bójmy się o tym powiedzieć pracownikom. Wyjaśnijmy, że cel jest realny i osiągalny, ale wymaga to czasu i systematycznej pracy. Monitorujmy wówczas zaangażowanie zespołu, informujmy o postępach, przekazujmy informację zwrotną. Pracownicy muszą mieć świadomość, że ich wysiłki są zauważalne, a obrany kierunek działań – odpowiedni.

 

  • Brak zaufania wobec osób, które wprowadzają zmianę (czyt. do przełożonego)

Dlatego tak ważna jest komunikacja z zespołem, bycie dostępnym i otwartym na rozmowę.

 

  • Niechęć do uczenia się nowych rzeczy

To moment, w którym nasi pracownicy muszą wyjść ze swojej „strefy komfortu”. Dokładne wyjaśnienie nowych zasad, zapewnienie odpowiednich szkoleń (nie mail z nowymi zasadami, nie suchy wydruk procedury).

 

  • Poczucie zagrożenia własnej pozycji

Pracownicy często obawiają się, że nie sprostają nowym zasadom, że nie zdążą przyswoić nowych umiejętności i wiedzy. Dlatego menedżer powinien przedstawić konkretny plan wdrażania nowych elementów, które będą funkcjonowały w firmie oraz powinien określić dokładne ramy czasowe (bez narzucania zbyt dużego tempa).

 

Powodzenie wprowadzania zmian w firmie zależy nie tylko od zaistnienia powyższych elementów. W dużej mierze odpowiedzialność za realizację ponosi szef. Ważną rolę odgrywa tutaj podejście menedżera do wdrażanych innowacji. Nie od dzisiaj wiadomo, że jeśli przełożony nie podejdzie optymistycznie do danego zagadnienia, trudno oczekiwać entuzjazmu od zespołu. Zawsze działa zasada, że przykład idzie z góry. W procesie przeprowadzania zmian kierownik musi być prawdziwym liderem.

 

Co zatem dodatkowo powinien zrobić prawdziwy lider w obliczu zmian?

  • znaleźć złoty środek pomiędzy korzyściami wynikającymi ze zmian dla firmy a korzyściami dla pracowników,
  • zadbać o odpowiednie szkolenia dla swoich ludzi,
  • mobilizować do działania na każdym etapie wdrażania zmian.

 

Nie ma się co oszukiwać, że proces zmian w firmie prowadzi się bezboleśnie i w prosty sposób. Zawsze towarzyszyć temu będą różne emocje. Ale nie jest to powód, by zrezygnować z innowacji i stać w miejscu. Stagnacja spowoduje, że nasza firma zostanie daleko w tyle. Apteki wokół będą stawały się jeszcze bardziej konkurencyjne. Dlatego warto odrzucić nastawienie, że zmiany to zło konieczne. Proces ten jest niezbędny do naszego rozwoju, do rozwoju naszej firmy. Każdy kierownik w sytuacji zwątpienia powinien wziąć pod uwagę, jak wielką satysfakcję będzie miał po wdrożeniu zmiany w swojej organizacji. To uczucie absolutnie bezcenne.