Jak prowadzić rozmowy biznesowe? – cz. 2

Dawniej mówiło się o tym, że podczas rozmów biznesowych powinniśmy koncentrować się na swoich zasługach, potrzebach, czyli mowa tu o tzw. „ego-biznesie”. Teraz ważne staje się stworzenie warunków do prowadzenia efektywnej rozmowy. Nastawiamy się zatem na nawiązanie dobrych relacji, pokazanie, że obowiązuje komunikat „my” – współpraca, partnerstwo i korzyści dla obu stron, czyli tzw. „my w biznesie”.

autorka: Anita Gałek trener, coach ICF

 

Eksperci z dziedziny negocjacji i prowadzenia rozmów biznesowych zawsze polecają, by na początek wymienić kilka niezobowiązujących zdań. To tzw. small-talk. To po prostu rozmowa na neutralny temat. Można spytać o to, czy bez problemu kontrahent do nas trafił, czy długo jechał, itp. W tym momencie warto zwrócić uwagę na to, by dać partnerowi biznesowemu możliwość wypowiedzenia się. Pokażmy, że słuchamy i skupieni jesteśmy na naszym rozmówcy. Należy pamiętać o tym, że podczas takiej rozmowy obowiązuje nas szczerość i uczciwość. Podawanie nieprawdziwych informacji, choćby podczas negocjacji, może wpłynąć bardzo negatywnie na naszą przyszłość. Branża apteczna jest dość hermetyczna, farmaceuci znają się od lat bądź współpracują ze sobą. Mają możliwość wymiany nie tylko doświadczenia, ale i informacji. Pamiętajmy, że nieprawda ma krótkie nogi, dlatego nie warto dla krótkotrwałych korzyści psuć renomy sobie i aptece.

 

Prowadząc rozmowę biznesową powinniśmy być pewni siebie, stanowczy, mówić w sposób zdecydowany. Dlatego tak ważne jest wcześniejsze przygotowanie. Profesjonalny rozmówca nie upiera się jednak przy swoim zdaniu. Jest otwarty na propozycje drugiej strony. I nawet, jeśli wydaje ci się, że przedstawiciel z pewnością nie przedstawi korzystniejszego rozwiązania niż twoje, wysłuchaj i przeanalizuj. Warto prowadzić rozmowę w sposób partnerski. W takiej atmosferze mogą zrodzić się ciekawe pomysły. Jeśli stworzymy komfortowe warunki współpracy, pokażemy, że jesteśmy gotowi na burzę mózgów – może się z tego zrodzić naprawdę ciekawa strategia na przyszłość.

 

Nie zawsze jednak rozmowa toczyć się będzie w dobrej atmosferze. Do partnerskiej rozmowy może wkraść się konflikt i niezgoda. Doświadczony i profesjonalny kierownik apteki powinien być wierny zasadzie, że nie warto zaostrzać konfliktu, ale warto szukać kompromisu. Prowadząc rozmowy z kontrahentem warto jednak pamiętać o zasadach savoir vivre, a w nich zawierają się następujące zagadnienia:

  • Czy i kiedy zwracać się do siebie na „ty”
    Doświadczenie pokazuje, że w kontaktach czysto biznesowych nie powinniśmy przechodzić na „ty”. Wiele też zależy od branży, a apteczna wydaje się być dość formalna i uporządkowana. Tutaj zwracanie się do siebie „per pan”, jest zdecydowanie odpowiednie. Pamiętajmy, że zwracanie się do siebie na „ty” jednak skraca dystans… pytanie, czy kierownik apteki/właściciel sobie tego życzy.
  • Punktualność
    Wspomniałam już wyżej o zaplanowaniu spotkania i uczestniczeniu w nim na 100 procent. Pragnę podkreślić, że zasada punktualności obowiązuje obie strony.
  • Asertywność
    Należy w grzeczny, ale zdecydowany sposób wyznaczać granice relacji. Jeśli wyczuwamy, że nasz small-talk niebezpiecznie się przedłuża, powinniśmy stanowczo zareagować i przejść do meritum spotkania.

Temat rozmów z klientami biznesowymi, to zagadnienie niezwykle szerokie. Można bardziej szczegółowo rozwinąć temat technik negocjacyjnych, czy rozmów biznesowych przez telefon (bo przecież i takie mają miejsce w rzeczywistości aptecznej). Poprzez tę publikację chciałam zwrócić uwagę, że każde spotkanie z partnerem biznesowym powinno być ważne dla kierownika aptek czy właściciela. Profesjonalizm i rzetelność nakazuje szanować każdego rozmówcę. Przygotowanie do każdego spotkania może uczynić je efektywniejszym, co przełoży się na wynik apteki.