8 twardych błędów w kierowaniu apteką – cz. 1

By nie popełnić strategicznego błędu, jakim jest brak planów rozwoju placówki, warto systematycznie poszerzać swą wiedzę z dziedziny zarządzania. Korzystanie z wszelkich form dokształcania pozytywnie przełoży się na kondycję apteki.

 

autor: Jacek Olszewski
trener/coach

 

Ostatnie miesiące współpracy z aptekami skłoniły mnie do spisania obserwacji i wniosków dotyczących błędów, jakie wielu kierowników aptek najczęściej popełnia zarządzając swoimi placówkami. Oczywiście jest mnóstwo kierowników, którzy doskonale radzą sobie w swoich rolach i bardzo rzeczowo i merytorycznie obserwują sytuację nie tylko wśród swoich pracowników, ale również w kontekście otoczenia apteki. Jest jednocześnie spora grupa zarządzających placówkami, którzy popełniają najprostsze grzechy. Ten wstęp jest początkiem dwóch tryptyków dotyczących właśnie błędów popełnianych przez kierowników. Pierwszy cykl poświęcony zostanie tzw. błędom strategiczno-taktycznym odnoszącym się do działania apteki w środowisku, w którym się znajduje oraz w sytuacji ekonomiczno-społecznej, w jakiej działają. W drugim natomiast będę pisał o tzw. błędach komunikacyjno-personalnych, gdzie skupię się na zarządzaniu zespołem aptecznym oraz porozumiewaniu się pomiędzy jego członkami oraz pomiędzy szefem a jego podwładnymi.

 

Zanim przejdę do listy samych kierowniczych grzechów, wyjaśnię co rozumiem pod pojęciem błędów strategiczno-taktycznych. Kierownicy, z racji pełnionej przez siebie funkcji, często podejmują decyzje związane z rozwojem placówki, wprowadzeniem nowych produktów oraz usunięciem starych. Decydują, z którymi przedstawicielami handlowymi współpracować, jak zaaranżować wnętrze apteki, wreszcie podejmują decyzje kadrowe. Mają jeszcze jedną rolę, rzekłbym – kluczową, zwłaszcza jeżeli oprócz tego, że są kierownikami, są jeszcze właścicielami apteki. Ich zadaniem jest zaplanowanie strategii rozwoju placówki lub placówek w określonej perspektywie czasu. Jeżeli bowiem jakakolwiek organizacja rozwija się bez planu, to w sytuacji rynkowej szybko zostanie zdystansowana przez taką, która ten plan posiada i realizuje. Brak planu rozwoju to strategiczny błąd kierownika. Nie zawsze wynika on jednak z jego winy. Kierownicy aptek często nie potrafią układać długofalowych strategii, ponieważ studia farmaceutyczne tego nie uczą. Nie zwalnia to jednak kierownika z obowiązku zdobycia takiej wiedzy. Brak chęci dokształcania się w tym kierunku to również błąd, z którego dodatkowo wynikają inne, ale o tym napiszę nieco później.

 

Zacznijmy więc od pierwszego grzechu, który jednocześnie jest generatorem innych:

 

1. Brak planu rozwoju placówki / placówek.

Planowanie strategiczne jest podstawą rozwoju każdej organizacji, zwłaszcza takiej, która działa w warunkach konkurencyjnego rynku. Plany powinny być tworzone w perspektywie krótko-, średnio- i długoterminowej, tak by kierownik apteki wiedział, dokąd zmierza oraz, że osiągnął zakładany cel. Strategia rozwoju apteki musi brać pod uwagę uwarunkowania rynkowe i społeczno-demograficzne. Dzięki temu z wyprzedzeniem można będzie przewidywać zmiany w ofercie, jaką apteka będzie proponować swoim pacjentom w kolejnych miesiącach i latach. Innym składnikiem strategii jest rozwój personelu, a także działania na wypadek nagłych zmian kadrowych. Biznesowe prawo mówi, iż zawsze należy mieć plan B, a nawet C i D. Brak takiego planu powoduje, iż trzeba gasić nagłe pożary, a jak wiadomo, każdy pożar, nawet ugaszony szybko pozostawia zniszczenia. Niestety wielu kierowników aptek, działa według zasady „jakoś to będzie” i rzeczywiście jakoś jest… Pytanie tylko czy „jakoś” to cel, jakiego byśmy chcieli? Brak strategii to najczęściej efekt braku przygotowania do zarządzania placówką. Doskonały farmaceuta nie oznacza jednocześnie doskonałego managera. Dzisiejszy rynek nie toleruje zbyt wielu pomyłek, oferuje jednak bardzo duży wybór możliwości dokształcenia się w zakresie zarządzania i nie mam na myśli wyłącznie drogich szkoleń, ale przede wszystkim portale internetowe i konferencje branżowe, na których można uzyskać mnóstwo wartościowych treści. Problemem jednak nie jest niedostępność, ale często brak zaangażowania i niechęć kierowników aptek w zdobywaniu tejże wiedzy. I to jest drugi grzech kierownika.

 

2. Niepodnoszenie kompetencji managerskich.

Zdaję sobie sprawę, iż na głowie kierownika apteki jest mnóstwo obowiązków. Nie zmienia to jednak faktu, iż brak umiejętności zarządzania apteką (nie tylko personelem), może doprowadzić do zamknięcia placówki lub, jeżeli kierownik nie jest właścicielem, do zmiany kierownika. Druga opcja może uratować aptekę, pytanie tylko, czy właśnie tak chce swoją karierę zakończyć kierownik?
Niedostateczne umiejętności czasem mogą być jeszcze gorsze w skutkach niż świadomość własnej niekompetencji, ponieważ przekonanie, iż się wie, mimo, że się nie wie, prowadzi do opłakanych w skutkach sytuacji.

 

O tych oraz o kolejnych strategiczno-taktycznych grzechach kierowników aptek opowiem w kolejnych częściach niniejszego cyklu.