Jak znaleźć czas w natłoku obowiązków?

Codzienna praca z pacjentami niesie za sobą wiele nieprzewidzianych sytuacji, których rozwiązanie nie zawsze da się z wyprzedzeniem zaplanować. Jak radzić sobie z natłokiem obowiązków i jednocześnie minimalizować ryzyko popełniania błędów? Co zrobić, by uporządkować codzienną pracę? Przede wszystkim warto zapoznać się z technikami, które pozwolą efektywnie zarządzać sobą w czasie.

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

Zacznijmy zatem od początku. Czym jest zarządzanie sobą w czasie? Jeśli istnieje takie pojęcie, jest to dla nas znak, że mamy wpływ na to, w jaki sposób gospodarujemy czasem. Co więcej, powinniśmy brać za to odpowiedzialność. Należy być świadomym, że umiejętne gospodarowanie czasem nie tylko porządkuje pracę, ale również sprawia, że pracujemy dużo efektywniej. Nie bez znaczenia jest fakt, iż uporządkowane obowiązki zawodowe wpływają pozytywnie na nasze życie osobiste.

W dostępnej literaturze znaleźć można wiele modeli, które opisują zarządzanie sobą w czasie. Warto zapoznać się z nimi i znaleźć ten, który wydaje się nam najbliższy. Poniżej przedstawiam kilka technik, które na początkowym etapie poznawania zagadnienia mogą okazać się pomocne. Wybrałam te, które z mojej perspektywy, biorąc pod uwagę dynamikę pracy kierownika apteki, będą realne do wdrożenia:

 

1. Lista zadań (lista spraw do załatwienia)

To narzędzie, które może (i powinno) być do zastosowania od zaraz. Nie wymaga żadnych nakładów finansowych (poza inwestycją w zeszyt i coś do pisania…). Lista zadań może być sporządzana na luźnej kartce papieru. By jej nie zgubić, bezpieczniej będzie przeznaczyć na ten cel zeszyt (notatnik) lub kalendarz. Zapisujemy tu wszystkie ważne zadania, spotkania czy procedury, które są do wykonania w danym dniu. Listy zadań tworzyć możemy na dzień, tydzień bądź miesiąc. Ważne jest, byśmy wyrobili w sobie nawyk systematycznego zaglądania do listy. Nie wystarczy bowiem zapisać, co mamy do zrobienia. Należy jeszcze pamiętać, by na bieżąco sprawdzać zakres zaplanowanych działań. Dla osób lubiących korzystać z nowych technologii, zamiast tradycyjnego papieru i długopisu, do dyspozycji jest wiele przydatnych aplikacji z funkcją kalendarza, które dodatkowo będą nas informować o nadchodzących terminach.

 

2. Praca na priorytetach

Praca w oparciu o priorytety może wydawać się prosta. Wiele osób ma jednak problem z wyborem najważniejszych zadań spośród wszystkich, które wydają się ważne. Często, patrząc na listę zadań, możemy odnosić wrażenie, że wszystko jest ważne, wszystko jest na „już”. Tak naprawdę brak umiejętności identyfikowania priorytetów sprawia, że mamy problem z zarządzaniem sobą w czasie. Bywa, że to jest punkt zapalny całego kłopotu. Jak ustalić hierarchię ważności, przedstawię w dalszym ciągu tej publikacji. Gdy już nauczymy się ustalać kolejność, warto zastosować prostą metodę oznaczania literami zadań : A – najważniejszych, B – ważnych, C – które mogą poczekać.

 

3. Zadanie dnia

Mając listę zadań dzienną, tygodniową czy miesięczną i tak będziemy mierzyć się z nią każdego dnia. Pomocne w ustalaniu priorytetów będzie zidentyfikowanie tzw. zadania dnia. Znajdą się tu zapewne takie czynności, które wynikają choćby z narzuconych odgórnie terminów (np. refundacja). Będziemy mieć tu do czynienia również z zadaniami, które zostały przeniesione z innych terminów i na chwilę obecną nie można ich już przekładać. To może być również po prostu nasz cel na dany dzień.

 

4. Zapisuj daty

Ustalenie kolejności działania, uporządkowanie zadań musi się wiązać z określeniem czasu. Wpisanie konkretnych dat zmobilizuje nas do systematyczności. Nie wystarczy wpisać w liście zadań: „do zrobienia w tym tygodniu”. Osoba mocno zdyscyplinowana może wykona dane zadanie już na drugi dzień, naturalnym jednak zachowaniem będzie odkładanie tego na ostatnią chwilę, Pytanie jednak, czy „w tym tygodniu” oznacza w piątek czy też w sobotę? Warto to uściślić konkretną datą.

 

Jak powyższe techniki wdrożyć do codziennej praktyki? W kolejnej odsłonie przedstawię Państwu techniki, które mogą okazać się w tym celu niezwykle pomocne. Zapraszam do lektury!