Jak znaleźć czas w natłoku obowiązków? – cz. 2

Co zrobić, by przez natłok codziennych zajęć nie generować błędów w pracy? Pomogą w tym techniki zarządzania sobą w czasie.

 

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

 

Technika pomodoro

To najprostsza metoda zarządzania sobą w czasie. Jej nazwa jest nieprzypadkowa, ponieważ jej twórcą jest Włoch, Francesco Cirillo. Pochodzi ona od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Na czym polega? Wybierając zadanie z listy zadań należy poświęcić na nie 25 minut bez przerwy. Tyle trwa jedno Pomodoro. Nie należy w tym czasie zajmować się innymi sprawami. Chodzi o to, by dokładnie 25 minut poświęcić na daną czynność. Warto nastawić sobie zegarek i pracować nad danym tematem do czasu, aż nie usłyszymy dźwięku czasomierza. Następnie odznaczamy na liście zadań, że czynność została wykonana. Po każdym Pomodoro robimy obowiązkową, 5-minutową przerwę. Ta prosta metoda jest niezwykle przydatna w dzisiejszych czasach, kiedy wielu z nas ma problem z koncentracją. Jesteśmy atakowani wieloma bodźcami z zewnątrz, które powodują dekoncentrację. Sami, choćby przez stały dostęp do mediów społecznościowych, fundujemy sobie niekontrolowane przerwy w pracy (kuszą nas powiadomienia), które kosztują nas naprawdę wiele. Przy okazji, zachęcam do policzenia, ile czasu poświęcamy (tracimy) na czytanie wiadomości sms, powiadomień itp.

 

Matryca Eisnechowera

To narzędzie, które pomoże uporządkować ważność zadań. Wszystkie bowiem zaplanowane czynności dzielimy na cztery grupy:

  1. Zadania ważne i pilne: tutaj znajdą się wszystkie zadania priorytetowe, które nie mogą czekać. Będą to również czynności z oznaczonym terminem działania. Znaleźć się tu może choćby wyjaśnienie błędu recepty, przygotowanie rachunku refundacyjnego itp.
  2. Zadania ważne, ale nie są pilne: będą to zadania ważne, ale te, które nie posiadają przypisanego terminu wykonania. Warto zaplanować je do wykonania na najbliższe dni.
  3. Zadania nieważne, ale pilne: znaleźć się tu mogą obowiązki, które nie są super istotne dla funkcjonowania apteki, ale są pilne do wykonania. Będą tu również zadania, które kierownik apteki może delegować.
  4. Zadania nieważne i niepilne: czyli wszystkie czynności, które mogą poczekać, mogą (i powinny) być delegowane. Takie klasyczne „pożeracze czasu”.

 

Zasada Pareto

To kolejna metoda, która może się okazać przydatna w planowaniu swojego dnia, tygodnia czy miesiąca pracy. Mówi ona o tym, że jedynie 20% naszych działań przynosi 80% korzyści (efektów). Oznacza to, że wystarczy skutecznie określić najważniejsze oraz przynoszące największe zyski obowiązki i na ich wykonanie poświeci się najwięcej czasu i energii.

 

Technik i metod, które porządkują nasz czas jest naprawdę wiele. Z pewnością te przedstawione powyżej na początek będą wystarczające. Pamiętajmy bowiem, że to my – nie czas – mamy wpływ na wykonywanie powierzonych nam obowiązków. Czasem wystarczy proste rozwiązanie (np. zwykły notatnik), czasem krytyczne spojrzenie na siebie (czy nie trwonię cennych minut na niepotrzebne czynności), by w znaczący sposób podnieść swoją efektywność. Co więcej, z całą pewnością uważność w zarządzaniu sobą w czasie sprawi, że znajdziemy cenne chwile dla samego siebie. Na odpoczynek, rozwój, a także rozrywkę.